Resulta más habitual de lo que pensamos, aquello de encontrarnos en las empresas con la sorpresa de no tener contabilizados los gastos de ejercicio anteriores. Ejercicios que ya hemos cerrado y que, nos plantean una serie de dudas acerca de qué hacer con ellos. ¿Cómo debería de proceder la entidad a la hora de contabilizar gastos de ejercicios anteriores?
El procedimiento tipo, de base, parece no quedar nada claro. Como tampoco lo está, el motivo por el cual no se realizó el citado asiento contable en su día, a la fecha que era debida. Ya sea porque la factura nunca llegó, porque se traspapeló o, porque se dejó para más tarde el apunte por cualquier otro motivo. Pero, ¡Qué no cunda el pánico! No es de extrañar que una vez cerrado el ejercicio, salgan a relucir gastos o pérdidas que no se contabilizaron cuando era debido y te asalten los dilemas sobre cómo proceder a efectuar su registro contable o su posible deducción.
Por lo general, nada puede impedir a tu empresa el contabilizar gastos ejercicios anteriores o proceder a la deducción de un gasto en un ejercicio posterior al que corresponda. Normalmente, Hacienda dará el visto bueno a la deducción en el ejercicio de contabilización (aunque la partida sea de un ejercicio anterior) y solo, en casos excepcionales, procederá a interponer reparos.
Desde Iniciativa Fiscal nos proponemos solventar toda la incertidumbre que rodea a este tema y, por ello te recomendamos, nos acompañes en el desarrollo de este artículo. Conoce la opinión de nuestros expertos y adéntrate en la materia.
¿Cuándo podrá Hacienda interponerme un reparo por no poder contabilizar gastos de ejercicios anteriores?
Hacienda podrá ser restrictiva y podrá interponer reparos, únicamente si, al anotar un gasto de ejercicios anteriores en un registro contable posterior, la empresa tributa menos que si lo hubiese contabilizado cuando era debido o, en el ejercicio correcto.
¿Qué casos pueden darse? No se permitirá la contabilización o la deducción del gasto por parte de Hacienda, cuando:
- El gasto corresponda a un ejercicio ya prescrito.
- Se quiera amortizar un activo en cuestión que, ya ha traspasado su vida útil máxima.
- La contabilización tardía de la empresa haya conseguido compensar pérdidas que, de haber actuado como se debía, no hubiesen sido compensadas.
No obstante de todo lo anterior, aunque Hacienda no sufra perjuicio alguno o, no diga nada, usted estará incumpliendo la normativa contable al no contabilizar los ingresos o gastos en el momento en el que se devengan. Pese a que, posteriormente se le permita regularizar su situación.
Importante: La fiscalidad sigue el criterio contable de imputar los ingresos y los gastos según devengo, con independencia de las fechas de cobro y pago. Sin embargo, los contribuyentes podrán solicitar a la Administración Tributaria, un método de imputación temporal distinto, por ejemplo, el de caja (la solicitud deberá presentarse en los 6 meses antes de la finalización del primer período impositivo en que dicho criterio vaya a producir efectos. Si la Administración no contesta en un plazo de 6 meses, se entenderá estimada la solicitud).
Cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables
Algo que resulta de especial trascendencia para las empresas son, las consideraciones sobre los posibles cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables. Todos ellos, analizados y recogidos en la Norma de Registro de Valoración (NRV) 22ª, “Cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables” del Plan General de Contabilidad (PGC) y NRV 21ª del PGC PYME.
Dada esta normativa, cuando se produzca un cambio de criterio contable por la aparición de un ingreso o gasto de ejercicios anteriores, se aplicará el ajuste de forma retroactiva. Y, su efecto, se calculará, desde el ejercicio más antiguo para el que se disponga de información.
Por lo tanto, y entrando en profundidad. Respecto a la consideración de ingreso o gasto de ejercicios anteriores, estos motivarán en el ejercicio en el que se produce el cambio de criterio, de acuerdo a la NRV, un ajuste por el efecto acumulado de las variaciones de los activos y pasivos. El cual, se imputará directamente sobre el patrimonio neto. En concreto, sobre la partida de reservas. Salvo que, afectara a un gasto o a un ingreso que se imputase en los ejercicios previos directamente en otra partida de patrimonio neto.
Asimismo, se modificarán las cifras afectadas en la información comparativa de los ejercicios a los que le afecte el cambio de criterio contable.
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Importante: En el cierre del ejercicio, hay que revisar los hechos posteriores (NRV 22ª del PGC) y verificar si existen cambios en las estimaciones, errores o cambios de criterio. Se ha de recordar que, como ya hemos dicho, los errores y cambios de criterio tienen un efecto retroactivo (cargo o abono a reservas). Mientras que, los cambios en las estimaciones, tienen un efecto prospectivo (efecto en los años siguientes).
Subsanación de errores relativos a ejercicios anteriores
Otro de los aspectos a tener en cuenta dentro de las especificaciones al contabilizar gastos de ejercicios anteriores es, la subsanación de errores relativos a ejercicios anteriores. La NRV estable que, le será de aplicación, las mismas reglas establecidas que para los cambios de criterios contables.
A estos efectos, se entienden por errores, las omisiones o inexactitudes en las cuentas anuales de ejercicios anteriores por no haber utilizado, o no haberlo hecho adecuadamente, información fiable que estaba disponible en su formulación y que, la empresa podría haberla tenido en cuenta previamente.
En este sentido, para registrar un gasto de un ejercicio anterior, no podrá emplearse la cuenta del grupo 6 que correspondería según su naturaleza. Si no que, se usará la cuenta 113 de “reservas voluntarias”. Cargándose por el importe resultante, del efecto neto deudor de los cambios experimentados por la corrección del error contable, con abono a las respectivas cuentas representativas de los elementos patrimoniales afectados. Incluyendo, las relacionadas con la contabilización del efecto impositivo del ajuste.
Importante:
– Los cambios de criterios contables se aplican de manera retroactiva, considerando el nuevo criterio como si este se hubiese aplicado siempre. En este caso, se debe realizar un ajuste fiscal por los años anteriores.– Cuando se trata de un error contable y, el gasto se contabilizó en un momento anterior o el ingreso en un momento posterior al devengo, se tiene que regularizar la situación mediante una complementaria. Cuando el gasto se contabiliza en un momento posterior o el ingreso en un momento anterior a devengo, se puede dejar como está, salvo que exista perjuicio económico para la Hacienda Pública.
Si al cerrar las cuentas de su empresa observa que en años anteriores dejó de contabilizar algún gasto, podrá computarlo ahora en su contabilidad en los siguientes términos:
– No deberá contabilizarlo en la cuenta de pérdidas y ganancias. Al tratarse de una partida procedente de un ejercicio anterior, deberá cargarlo directamente contra la cuenta de reservas.– Podrá deducir el gasto en su Impuesto sobre Sociedades mediante un ajuste extracontable negativo. Eso sí, asegúrese de que dicho gasto cumple los requisitos para ser considerado fiscalmente deducible y, que no han pasado más de cuatro años desde el ejercicio en el que debió haberse imputado.
Pedro Escudero, Responsable del Área Fiscal y Mercantil en Iniciativa Fiscal.
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