Contrato de outsourcing: qué es y algunos apuntes a tener en cuenta a la hora de externalizar servicios

En el competitivo mundo empresarial actual, la práctica del outsourcing se ha convertido en una estrategia clave para muchas organizaciones. En esencia, el contrato de outsourcing implica la externalización de componentes específicos de la producción o servicios, cuando una empresa carece de la especialización o los recursos internos necesarios. Esta táctica, ampliamente adoptada por empresas de todo el mundo, no solo busca reducir costos, sino que también permite a las organizaciones centrarse en su actividad esencial.

Si te interesa descubrir cómo el outsourcing puede transformar la forma en que las empresas operan y logran sus objetivos, te invitamos a seguir leyendo este artículo. Exploraremos los beneficios, desafíos y aspectos a tener en cuenta asociados con esta estrategia empresarial esencial para la competitividad en el mercado actual. ¡Acompáñanos!

¿Qué es el outsourcing?

El contrato de outsourcing representa una colaboración estratégica entre empresas, en la cual una entidad confía la prestación de servicios a otra. Esta práctica se adopta por diversas razones, ya sea porque la empresa contratante carece de la capacidad interna para proporcionar ciertos servicios o porque prefiere no gestionarlos directamente.

Al formalizar un contrato de outsourcing, es esencial definir claramente las responsabilidades de ambas partes involucradas. Esto implica especificar el personal que estará a cargo de la prestación del servicio y las funciones particulares que serán externalizadas, como pueden ser: la limpieza de instalaciones, la gestión de datos, el cumplimiento normativo, etc.

Se trata en definitiva de la externalización clásica que siempre hemos vivido. Dicho acuerdo debe de explicitar la operación en detalle, mantenimiento si es necesario, desarrollo si hay proyecto, y lo que se deberá llevar a cabo para acometer el fin del contrato. Por ello conviene realizar un análisis previo, para valorar la viabilidad.

Ventajas del outsourcing

Las ventajas del contrato de outsourcing son numerosas y pueden incluir:

1. Reducción de costes operativos: al externalizar servicios, las empresas pueden ahorrar dinero en la contratación y capacitación de personal, así como en la adquisición de equipos y tecnología necesarios para la prestación de servicios.
2. Enfoque en competencias centrales: externalizar tareas no esenciales permite a las empresas concentrarse en sus actividades principales y estratégicas, lo que puede mejorar su eficiencia y competitividad en el mercado.
3. Acceso a expertos y recursos especializados: al colaborar con proveedores de servicios externos, las empresas pueden aprovechar la experiencia y la infraestructura de estos para mejorar la calidad y eficacia de los servicios prestados.
4. Flexibilidad y escalabilidad: el outsourcing permite a las empresas adaptarse rápidamente a las cambiantes demandas del mercado, ya que pueden aumentar o reducir la cantidad de servicios externalizados según sea necesario.
5. Enfoque en la expansión y el crecimiento: la externalización libera recursos internos que pueden dirigirse hacia actividades de crecimiento y desarrollo, como la expansión a nuevos mercados o la inversión en investigación y desarrollo.
6. Mayor cumplimiento normativo: los proveedores de outsourcing suelen estar especializados en el cumplimiento normativo, lo que ayuda a las empresas a mantenerse al día con las regulaciones y evitar posibles sanciones.

En resumen, el outsourcing ofrece una serie de beneficios que pueden mejorar significativamente la eficiencia y la competitividad de una empresa. Sin embargo, antes de embarcarse en un acuerdo de outsourcing, es crucial llevar a cabo un análisis exhaustivo para evaluar su viabilidad y asegurarse de que se alineen con los objetivos empresariales.

Aspectos a tener en cuenta a la hora de formalizar el contrato de outsourcing

En consonancia, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos clave a tener en cuenta a la hora de formalizar un contrato de outsourcing.

Consideraciones iniciales al formalizar el contrato de outsourcing

• Definición de recursos: como ya hemos comentado previamente, es fundamental precisar los recursos tangibles e intangibles involucrados en la externalización, así como el personal que participará en el proceso. Esta tarea puede variar desde servicios simples, como la limpieza, hasta proyectos técnicamente elaborados, como el desarrollo de software o sistemas automatizados.
• Prevención de riesgos laborales: para evitar problemas relacionados con accidentes laborales en el futuro, es importante establecer límites y asegurarse de que ambas empresas tengan medidas de prevención adecuadas antes de iniciar la externalización.
• Modalidades de pago: definir claramente la modalidad de pago por el servicio es esencial. Puede ser un precio fijo por adelantado, pagos sucesivos o incluso basados en objetivos. Esta claridad evita sorpresas en términos financieros.
• Autonomía e independencia: a menos que se especifique lo contrario en el contrato, el proveedor de servicios externalizados actúa con autonomía e independencia. Esto suele implicar la falta de exclusividad y subordinación, similar a un arrendamiento de servicios.

Aspectos específicos al considerar en la externalización

• Tipos de servicios: los servicios más demandados en el outsourcing incluyen: marketing, informática, limpieza, recursos humanos y comunicación. Es fundamental identificar el tipo de servicio que se externalizará.
• Modalidad y supervisión: se debe especificar si el servicio será presencial o telemático, si requerirá supervisión y si se pueden definir con precisión las tareas a realizar.
• Finalización del contrato: el contrato debe incluir cláusulas que describan cómo se dará por terminado el acuerdo, así como las condiciones para hacerlo.
• Cumplimiento de Seguridad Social: resulta crucial asegurarse de que la empresa contratada esté al día con el pago de cotizaciones de Seguridad Social. Además, es necesario establecer límites laborales para evitar subrogaciones en caso de demandas por indemnización o impago de salarios.
• Información a los trabajadores: el proveedor de outsourcing debe informar a los trabajadores sobre la identidad de la empresa contratante y comunicarlo a la Seguridad Social, así como a los representantes de los trabajadores, si los hay.

Conclusiones del outsourcing

En conclusión, al formalizar un contrato de outsourcing, resulta fundamental abordar cuidadosamente los aspectos mencionados anteriormente. Estos pasos son esenciales para establecer una colaboración efectiva, prevenir posibles complicaciones legales y garantizar un ambiente laboral armonioso en el futuro.

No subestimes la importancia de buscar asesoramiento adecuado, especialmente cuando la externalización involucra la presencia de trabajadores externos en las instalaciones del contratante, ya que esto puede generar desafíos adicionales, como subrogaciones laborales. En última instancia, una planificación sólida y un contrato bien estructurado son clave para el éxito y la tranquilidad en cualquier relación de outsourcing.

Si tiene alguna duda o consulta, no dude en ponerse en contacto con este despacho profesional.

Artículo editado el viernes 24 de noviembre de 2023.

Pedro Escudero, Responsable del Área Fiscal y Mercantil en Iniciativa Fiscal.