¿Cuándo puedo emitir facturas simplificadas? Conoce cuándo y cómo utilizarlas en tu contabilidad y fiscalidad

Si eres empresario, autónomo o llevas la contabilidad de tu negocio, seguro que te has planteado esta cuestión en más de una ocasión. Las facturas simplificadas son una herramienta invaluable para agilizar los procesos de facturación y cumplir con los requisitos legales, pero es fundamental conocer cuándo y cómo utilizarlas correctamente. 

En este artículo, desde Iniciativa Fiscal exploraremos a fondo las reglas y condiciones que determinan cuándo puedes emitir facturas simplificadas, brindándote las claves necesarias para optimizar tu contabilidad y fiscalidad. 

¡No pierdas detalle alguno y aprovecha al máximo este recurso imprescindible en tu día a día empresarial!

¿Qué son las facturas simplificadas?

En comparación con las facturas ordinarias o completas, las facturas simplificadas, que reemplazan a los tiques, son un tipo de documento que puede emitirse en determinadas circunstancias establecidas por la normativa. De hecho, la principal diferencia entre unas y otras reside en la información necesaria para su emisión. 

Las facturas simplificadas únicamente contienen los datos del emisor (y no los del receptor), pudiendo desglosarse el IVA en las mismas u optar por no hacerlo a su antojo. Estas facturas tienen menos información que las completas y, salvo algunas excepciones, se pueden emitir cuando su importe, incluido el IVA, no supere los 400 euros. 

También se pueden utilizar para facturas rectificativas o cuando el importe, incluido el IVA, no exceda los 3.000 euros. Siempre en aquellos casos específicos en los que tradicionalmente se ha permitido el uso de tiques en lugar de facturas completas.

Lo cierto es que, hoy en día, la mayor parte de las facturas que se emiten son facturas simplificadas, sobre todo por la cuantía de las mismas y la reducción en las exigencias. Si bien es cierto que, no pueden emplearse en todas las operaciones de entrega de bienes o prestaciones de servicios. 

Conozcamos de inmediato, los requisitos para emitir facturas simplificadas. 

Requisitos para emitir facturas simplificadas

Las facturas simplificadas son documentos que contienen menos información que las facturas completas, pero son una alternativa válida en ciertos casos. Lo interesante es que tienes la opción de emitir tanto facturas simplificadas como facturas completas, utilizando series separadas para cada tipo de factura. Esto te brinda flexibilidad y la oportunidad de adaptar tus registros de forma adecuada. 

Descubre cuándo y cómo puedes emitir facturas simplificadas en tu empresa.

¿En qué casos puedo emitir facturas simplificadas?

A continuación, encontrarás información clave sobre la emisión de facturas simplificadas, lo que te permitirá optimizar tu proceso de facturación y asegurarte de cumplir con todos los requisitos legales. 

¿Cuándo puedo emitir facturas simplificadas? En los siguientes casos: 

• En caso de facturas cuyo importe no supere los 400 euros, IVA incluido.
• En caso de facturas rectificativas, independientemente de su importe (en estos casos se hace referencia a una factura previa -la rectificada- que ya contiene los datos legales).
• En las siguientes operaciones, cuando su importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido:
  • Ventas al por menor: entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional, sino como consumidor final de aquellos.
    No son ventas al por menor: las que tengan por objeto bienes que por sus características objetivas, envasado, presentación o estado de conservación sean principalmente de utilización empresarial o profesional.
  • Ventas o servicios en ambulancia.
  • Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
  • Transporte de personas y sus equipajes.
  • Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares y establecimientos similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
  • Salas de baile y discotecas.
  • Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
  • Servicios de peluquería e institutos de belleza.
  • Utilización de instalaciones deportivas.
  • Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
  • Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
  • Alquiler de películas.
  • Servicios de tintorería y lavandería.
  • Utilización de autopistas de peaje.
  • Aquéllas que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

¿Cómo emitir las facturas simplificadas?

Las facturas simplificadas deben contener al menos, los siguientes datos:

• Número y, en su caso, serie. La numeración será correlativa.
• Fecha de expedición.
• Fecha en que se hayan efectuado las operaciones o se haya recibido el pago anticipado, siempre que sea distinta a la de expedición de la factura.
• Número de identificación fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social del obligado a su expedición (emisor – que no del receptor).
• La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
• Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente también la expresión «IVA incluido».
• Contraprestación total.
• En el caso de facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.
• Las menciones recogidas en las facturas ordinarias relativas a la aplicación de regímenes especiales y a determinadas operaciones (exentas, con inversión del sujeto pasivo, etc.).

Atención. La principal ventaja de las facturas simplificadas es que no tiene que incluir en ellas quién es el destinatario de la operación. Esto agiliza las ventas, sobre todo en caso de establecimientos de venta al público.

Pedro Escudero, Iniciativa Fiscal

¿Cuándo no se pueden emitir facturas simplificadas?

En todo caso, no será posible expedir una factura simplificada en:

• Entregas intracomunitarias de bienes.
• Ventas a distancia, salvo cuando se aplique el régimen especial de la Unión.
• Operaciones realizadas en el territorio de aplicación del impuesto (Península e Islas Baleares), donde proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
• Operaciones no localizadas en el territorio de aplicación del impuesto, donde el proveedor o prestador esté establecido y la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE); o bien se entienda realizada en otro Estado miembro de la UE, sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo y el destinatario no expida factura por cuenta del proveedor.

Deducción del IVA 

Para finalizar, es importante hablar acerca de su implicación en las deducciones de IVA. Las facturas simplificadas, al no incluir datos completos del destinatario, pueden afectar a la posibilidad de deducir el IVA soportado, especialmente para empresas y empresarios con derecho a deducción. 

Sin embargo, existe una solución para permitir esta deducción incluso en facturas simplificadas (siempre que el destinatario así lo solicite). Consiste en agregar los siguientes datos adicionales a la factura simplificada:

• El NIF del destinatario y su domicilio. No es necesario incluir el nombre de éste o su denominación social.
• Y la cuota de IVA que se esté repercutiendo consignada de forma separada (en este caso, no es válida la mención «IVA incluido»).

Atención. Respecto de la identificación del destinatario, en la factura simplificada sólo debe incluirse si lo pide expresamente el cliente empresario o profesional, mientras que en la factura completa siempre deberá figurar el NIF, el nombre o denominación y la dirección del destinatario.

Pedro Escudero, Iniciativa Fiscal

Artículo editado el viernes 26 de mayo de 2023.

Pedro Escudero, Responsable del Área Fiscal y Mercantil en Iniciativa Fiscal.

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