¿Por qué debes presentar el modelo 145 IRPF cada enero? Comunicación y actualización de datos al pagador de rentas del trabajo

En el complejo mundo de la fiscalidad empresarial, comprender y aplicar correctamente las retenciones de IRPF es esencial. Cada enero, las empresas deben determinar las retenciones que aplicarán a sus empleados, teniendo en cuenta sus retribuciones previstas y su situación familiar. Para llevar a cabo este proceso de manera precisa, es fundamental contar con el Modelo 145 IRPF cumplimentado y actualizado por el empleado. Esta herramienta permite recopilar datos personales y familiares de los trabajadores, información crucial para calcular las retenciones que se deben practicar posteriormente en las nóminas.

Además, es importante recordar a todos los empleados que, en caso de experimentar cambios en sus circunstancias en el futuro, es relevante que informen a la empresa a través del Modelo 145. Esto garantizará que el cálculo de las retenciones continúe siendo preciso a lo largo del tiempo y que refleje con precisión cualquier modificación en la situación personal o familiar de los empleados. La colaboración de todos los trabajadores en este proceso contribuye a mantener una gestión fiscal efectiva en la empresa y evita problemas en la declaración de impuestos.

Por ello y para entender la importancia del Modelo 145 IRPF, te invitamos a seguir leyendo el artículo completo en Iniciativa Fiscal. Descubre por qué este formulario es una herramienta esencial en la gestión fiscal de cualquier empresa y procede a descargar el modelo 145 aquí.

¿Te interesa el tema? ¡Allá vamos!

Modelo 145 IRPF de comunicación de datos del perceptor de rentas del trabajo al pagador o de la variación de los datos previamente comunicados

Primeramente, para mantener actualizada la información sobre la situación familiar de los empleados y garantizar un cálculo preciso de las retenciones en sus salarios, es fundamental que tanto la empresa como los trabajadores sigan ciertos procedimientos relacionados con el Modelo 145 IRPF de comunicación de datos del perceptor de rentas del trabajo. 

A continuación, te presentamos un enfoque organizado de las obligaciones por ambas partes. 

¿Qué debe hacer la empresa con el modelo 145 IRPF?

• Solicitud al inicio de la relación laboral y cada enero a sus empleados: si un empleado ya le entregó este modelo anteriormente (por ejemplo, cuando firmó el contrato de trabajo) no es imprescindible que cada año se lo vuelva a entregar, excepto si se modifican sus circunstancias personales. No obstante, para que su empresa tenga siempre los datos actualizados lo mejor es que cada mes de enero solicite a su plantilla que le entregue el Modelo 145 IRPF. Esta práctica contribuye a mantener los registros actualizados de forma constante, lo que es beneficioso tanto para la empresa como para los empleados.
• Recordatorio en caso de olvido por actualizaciones: dado que algunos empleados pueden olvidar realizar estas actualizaciones, la empresa puede ofrecer la oportunidad de completar el Modelo 145 en enero para reportar los cambios que ocurrieron en el año anterior, pero aún no se han comunicado. Tales como:
  • Hijos.
  • Matrimonio, divorcio, fallecimientos… 
  • Reconocimiento de discapacidades.
  • Compromisos legales como pensiones compensatorias. 
  • etc.  

Sin embargo, el trabajador tendrá la obligación de informar en un plazo de 10 días desde que se produzca el cambio en sus circunstancias si se dan los dos siguientes requisitos al mismo tiempo:

• Cuando el cambio suponga un aumento del tipo de retención aplicable.
• Cuando para dicho cambio la Ley haya previsto que es posible regularizar el tipo de retención a mitad de año.

¿Por qué resulta beneficioso actualizar el modelo 145 IRPF para los empleados?

La importancia de esta comunicación y actualización por parte de los empleados radica en:

• Cálculo preciso de retenciones: mantener los datos actualizados garantiza un cálculo preciso de las retenciones de impuestos. Por ejemplo, si los cambios en la situación personal resultan en una menor retención, los empleados recibirán un salario neto más alto.
• Evitar sanciones de Hacienda: además, la actualización oportuna evita posibles sanciones de Hacienda, ya que se asegura que las retenciones se ajusten adecuadamente a la situación fiscal de cada empleado.

¿Cuánto tiempo se recomienda conservar el modelo 145 IRPF?

Para garantizar el cumplimiento tributario y tener pruebas en caso de comprobaciones fiscales, se recomienda conservar el Modelo 145 IRPF hasta que se produzca una nueva actualización del mismo, ya sea por conveniencia de la empresa (cada enero) o por actualización notificada por el trabajador. Además del Modelo 145, es importante conservar cualquier documentación que haya sido aportada junto con las comunicaciones presentadas por los perceptores.

Los datos relativos a la situación personal y familiar del perceptor deben comunicarse antes del 1 de enero de cada año natural o al inicio de la relación laboral, considerando la situación previsible en esas fechas. Si los empleados no comunican sus circunstancias personales y familiares, ni los pagos que influyen en la determinación del tipo de retención, el pagador aplicará el tipo de retención correspondiente sin tener en cuenta estas circunstancias.

Falta de comunicación al pagador o inclusión de datos falsos

Si un empleado opta por no comunicar sus circunstancias personales y familiares, ni los pagos que influyen en la determinación del tipo de retención que le corresponde (ni en el momento de ser contratado, ni más adelante) y no presenta el modelo 145, el pagador aplicará el tipo de retención correspondiente sin tener en cuenta estas circunstancias.

Esto es, aplicar un tipo de retención como si fuese soltero y sin cargas familiares ni de otro tipo (es decir, como si no tuviese derecho a ningún incentivo en el IRPF).

Asimismo, la inclusión de datos falsos, incompletos o inexactos en la comunicación de estas circunstancias es una infracción tributaria. Si el pagador hubiera conocido las variaciones reales y no se le hubieran comunicado, la multa puede ser del 35% al 150% de las cantidades que se hubieran dejado de retener debido a esta falta.

Descargar modelo 145 IRPF

Por último y para hacerte más sencillo el trámite, te facilitamos un enlace directo de la Agencia Tributaria para poder descargar el modelo 145 del IRPF. 

Si tiene alguna duda o consulta respecto al tema, no dude en ponerse en contacto con este despacho profesional.

Artículo reeditado el jueves 28 de diciembre de 2023.

Pedro Escudero, Responsable del Área Fiscal y Mercantil en Iniciativa Fiscal.