¿Se puede requerir la presencia de un notario para que levante acta de la Junta General de Socios?

La celebración de la Junta General de Socios es un momento crucial en la vida de cualquier sociedad, donde se toman decisiones importantes que afectan su futuro. En este contexto, surge una necesidad fundamental: garantizar la transparencia y legalidad de lo acordado. Aquí es donde entra en juego la figura del notario. El administrador de una sociedad tiene la facultad, e incluso la obligación bajo ciertas circunstancias, de requerir la presencia de un notario para que levante acta de una junta de socios. Esta obligación se activa especialmente cuando socios que representen al menos el 5% del capital de una Sociedad Limitada (o el 1% en una Sociedad Anónima) lo solicitan con antelación.

Sin embargo, muchos socios desconocen que tienen el derecho de pedir un acta notarial en la Junta General de Socios. Esta práctica, más que un mero formalismo, es una herramienta poderosa para asegurar la validez y fiabilidad de lo acontecido en estas reuniones. El acta notarial se convierte en un testimonio fidedigno y detallado de los acuerdos y discusiones, proporcionando una seguridad jurídica invaluable para todos los involucrados.

No obstante, la presencia de un notario en la Junta General de Socios cobra especial importancia en situaciones de discrepancia entre los socios. Su papel no se limita a ser un mero observador; al contrario, el notario, con su fe pública, se encarga de relatar con precisión los hechos y declaraciones, otorgándoles una autenticidad y fuerza probatoria esencial. 

Por ello, para profundizar en esta temática y entender mejor el impacto y procedimientos de esta práctica, te invitamos a seguir leyendo este nuevo artículo de Iniciativa Fiscal, donde abordaremos con mayor detalle este aspecto vital de la gestión empresarial.

¿Qué dice la Ley de Sociedades de Capital al respecto?

En el contexto de una Junta General de Socios, el artículo 203 de la Ley de Sociedades de Capital establece directrices claras sobre la intervención notarial. Los administradores tienen la facultad de solicitar la presencia de un notario para levantar acta de la Junta General. Esta solicitud se convierte en una obligación cuando socios que representan al menos el 1% del capital social en Sociedades Anónimas o el 5% en Sociedades de Responsabilidad Limitada, lo requieren con una antelación mínima de 5 días a la fecha de la Junta.

Es importante destacar que los acuerdos de la Junta solo adquieren eficacia si constan en un acta notarial. Dicha acta, una vez redactada, no requiere trámite de aprobación posterior y se considera como el acta oficial de la Junta, con los acuerdos contenidos en ella ejecutables desde la fecha de su cierre. Además, los costos notariales derivados de este proceso recaen sobre la sociedad.

En un giro interesante, un socio que haya solicitado la intervención notarial puede pedir que se anote esta solicitud en el Registro Mercantil. Esta anotación es crucial, ya que impide la inscripción de cualquier acuerdo de la Junta que no esté plasmado en el acta notarial. Es decir, la regla es clara: si se pide acta notarial y esta se inscribe, los acuerdos no contenidos en ella no se inscriben.

Sin embargo, y en una resolución reciente fechada el 11 de octubre de 2023, de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (DGSJFP), confirmó la negativa de un registrador a inscribir acuerdos de una Junta. Puesto que, uno de los socios había solicitado acta notarial, se había anotado en el Registro, pero el notario únicamente había efectuado un acta de presencia para constatar los hechos acaecidos en la Junta. 

¿Cómo ha de proceder un notario ante su requerimiento y ante la realización del Acta notarial de la Junta General de Socios?

Así pues, cuando un notario sea requerido por los administradores para asistir a una Junta General de Socios y para levantar el acta de la reunión, su primer paso es verificar la legitimidad del solicitante. Además, y exceptuando el caso de una Junta o Asamblea Universal, el notario debe asegurarse de que la convocatoria de la reunión cumple con los requisitos legales y estatutarios, rechazando el requerimiento si no fuese así.

Tras aceptar el requerimiento, el notario acude al lugar, fecha y hora establecidos, identificando al Presidente y Secretario de la reunión. Una vez constituida la Junta, el notario debe consultar a los asistentes sobre cualquier reserva o protesta respecto a las declaraciones del Presidente sobre el número de socios presentes y el capital representado.

Asimismo, el notario dará fe en el acta notarial de los siguientes hechos o circunstancias:

1. La identidad y cargos del Presidente y Secretario.
2. La confirmación del Presidente sobre la validez de la convocatoria de la Junta y la representación del capital social.
3. La ausencia de reservas o protestas de los socios sobre las anteriores manifestaciones del Presidente, o en su caso, el detalle de estas.
4. Las propuestas, votaciones y acuerdos adoptados, incluyendo una transcripción literal y los resultados de las votaciones.
5. Las manifestaciones de oposición a los acuerdos o cualquier otra intervención relevante, anotando su contenido y el autor, o su tenor literal si se entregase al notario texto escrito, que quedará unido a la matriz.

Autoridad y obligaciones del notario

Recordamos que, el notario tiene la autoridad para omitir intervenciones no pertinentes por carecer de relación con los asuntos debatidos o con los extremos del orden del día y puede interrumpir la reunión si detecta posibles delitos, haciéndolo constar en el acta. Si la Junta se extendiese a varios días, cada sesión se documenta por separado y por orden cronológico.

Es importante señalar que en ningún caso el notario juzgará la legalidad de los hechos registrados. El acta notarial, una vez completada, no requiere aprobación ni firma del Presidente y Secretario, y se transcribe como tal, tomando la consideración de acta de la Junta en el Libro de Actas de la sociedad.

Fe pública notarial en la Junta General de Socios

En consonancia, la función de la fe pública notarial en las Juntas Generales de Socios es fundamental para garantizar la veracidad y legalidad de los procedimientos. Esta figura otorga una validez indiscutible a los acontecimientos registrados durante la Junta. 

Por ejemplo, un notario puede certificar oficialmente si los administradores han respondido adecuadamente a las inquietudes presentadas por los socios o, en caso de discrepancias, asegurar que las preocupaciones de los socios minoritarios sean debidamente documentadas y consideradas. 

Este proceso asegura una transparencia y equidad en el manejo de la Junta, brindando a todos los socios una evidencia clara y fidedigna de los hechos ocurridos, pero sin pararse a juzgar los mismos.

Conclusiones

En definitiva, la implementación del acta notarial en la Junta General de Socios es útil para garantizar la integridad y eficacia de las decisiones corporativas. Esta práctica no solo proporciona un registro detallado de los procedimientos y acuerdos, sino que también cumple un papel crucial en asegurar la legalidad y transparencia de las operaciones de la sociedad. 

Este enfoque proactivo en la documentación y verificación de las decisiones empresariales no solo resuelve los conflictos actuales, sino que también previene posibles problemas futuros, favoreciendo un ambiente de colaboración y transparencia en el entorno de gobernanza corporativa efectiva.

Artículo publicado el viernes 15 de diciembre de 2023.

Pedro Escudero, Responsable del Área Fiscal y Mercantil en Iniciativa Fiscal.

¿Qué te ha parecido nuestro artículo sobre el requerimiento de un notario para levantar acta en la Junta General de Socios? ¡Solicita información para efectuar tus trámites y no dudes en contactar con nosotros si tienes alguna duda! Comparte tu opinión sobre el tema y haz que otros conozcan Iniciativa Fiscal.